Подводные камни автоматизации

Не пытайтесь автоматизировать предприятие за неделю до открытия! Кажущееся очевидным замечание о том, что автоматизацию нужно планировать заранее, на деле регулярно опровергается. Видимо, этот этап в создании нового предприятия все еще подсознательно считается не слишком важным. Поэтому, пожалуйста, не будьте наивны! На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, поставщика решения, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, ввод начальных данных, – на все это потребуется определенное время, даже если вы – владелец совсем небольшого магазина. У сетевых форматов организационные вопросы могут занимать от двух-трех до шести-двенадцати месяцев. 

Выбор компании-автоматизатора – вопрос непростой. Если компания осуществляет часть услуг, то не исключен тот факт, что в случае сбоя в системе проблему неисправности будет найти очень сложно. Поэтому идеально, когда одна компания обеспечивает внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки оборудования и программного обеспечения и заканчивая обучением специалистов ведению учета. В этом случае вы получите гарантированную помощь. Если же универсальную компанию найти не удается, попросите компанию, предоставляющую часть оборудования, порекомендовать партнеров для внедрения системы автоматизации. В этом случае вы можете быть уверены, что компании работают в тандеме и в случае форс-мажоров не будут обвинять друг друга в не качественной работе или плохом оборудовании. Рекомендуем заключить договор на техническое обслуживание системы: компания, которая занималась внедрением, детально знает проект и быстро устранит неисправность. Для того, чтобы решить проблему, другая приглашенная компания вынуждена будет сначала изучить проект и только после этого найдет неисправность.

Обратите внимание на количество сотрудников в компании. Достаточно ли их для поддержки вашего проекта? Будет ли развиваться проект, если руководитель заболеет? Профессионально ли сотрудники отвечают на ваши вопросы, приводят ли примеры из уже совершенных внедрений? Охотно ли дают контакты своих клиентов для рекомендаций? И, наконец, приятно ли с ними общаться? На все эти моменты следует обратить внимание при выборе компании-автоматизатора, ибо именно от этого зависит эффективность нововведений.
Кстати, отсутствие руководителя проекта с вашей стороны, может существенно замедлить процесс или вовсе привести к нежелательному результату. Поэтому рекомендуем заранее выбрать ответственного за проект сотрудника, наделенного полномочиями решать большинство организационных и финансовых вопросов. Он должен четко понимать: в каком месте поместить сервер, какую стену можно сверлить для прокладки провода локальной сети. 

От правильного выбора программы зависит очень многое: наличие важных для работы функций, количество моделей подключенного торгового оборудования, возможность работы в сети предприятий, управление производством и т.п. Так как же выбрать программное обеспечение, подходящее по функциональным возможностям именно вашему предприятию? Сравнение всех продуктов на рынке практически невозможно из-за большого количества предложений, поэтому попробуем дать несколько общих советов.
Выбирайте программный продукт, который уже давно существует на рынке – это говорит о большом опыте производителя. Хорошая постоянная обратная связь от пользователей дает определенную гарантию того, что большинство ошибок исправлено и продукт работает стабильно. Положительным фактором является и большое количество партнеров, осуществляющих внедрение и поддержку продукта. Не покупайтесь на дешевизну и простоту программного обеспечения: вы рискуете недополучить ряд необходимых в работе отчетов. 
Важна эргономика программного обеспечения. Например, в системе «ДАЛИОН: Управление Магазином» созданы удобные автоматизированные места оператора и товароведа, которые существенно упрощают обычные операции по приходу и переоценке товаров, оперативно показывают итоговые суммы на кассовых станциях, позволяют иметь на одном экране «горячие» объекты с которыми работает пользователь: документы, отчеты, обработки. Если добавить к этому возможность корректировки информации (количество, склад, наценка и пр.) сразу в нескольких строках документа, то станет понятно, что работать с таким функционалом быстрее, а значит эффективнее, чем при его отсутствии.

Все мы знаем, к чему приведет появление на дороге автомобиля, водитель которого плохо обучен вождению. Конечно, автоматизация предприятия не столь опасна как автомобиль, однако необученные работе с программой сотрудники могут значительно сократить экономические показатели компании.
Представьте, как может вырасти очередь в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрихкод которого не читается сканером. Сколько времени потратит товаровед на исправление ошибки, допущенной им самим? Некомпетентность персонала негативно скажется на обслуживании клиентов и увеличит финансовые затраты предприятия. Этого можно избежать, организовав обучение сотрудников.

Обратите внимание, что любой серьезный программный продукт постоянно обновляется. Получение новых выпусков (релизов) обновленного программного обеспечения обычно является стандартной процедурой для пользователей. Важно просто не забывать обновлять свой продукт до последней версии. В этом случае вы всегда будете иметь «свежую», более функциональную версию.

В заключение отметим важный момент: никакое программное обеспечение не сможет решить поставленные задачи, если в организации нет порядка в существующем учете. С помощью системы автоматизации можно ускорить и упростить выполнение уже налаженных бизнес-процессов. Ожидать получение отлаженной схемы работы при ее изначальном отсутствии утопично. В этом случае для начала стоит обратиться в консалтинговое агентство для организации грамотного учета.

Источник:  «Журнал «АТОЛ дайджест», №1 (январь-март 2010 года)