Автоматизация в общественном питании

Изначально правильно выстроенная система управления может стать для кафе той самой точкой опоры, которая позволит серьезно раскрутить заведение или создать ресторанную сеть, тиражируя успешную концепцию. Поэтому в идеале информационное решение для небольших заведений должно быть полнофункциональным, предварительно сконфигурированным и легко настраиваемым, а также иметь потенциал для масштабирования в случае расширения бизнеса. Сейчас многие поставщики предлагают специальные «коробочные» решения для небольших заведений. И если руководствоваться не просто размером стоимости продукта, а соотношением параметров «цена—функциональность—сервис—потенциал для развития», то быстрая окупаемость проекта будет обеспечена.

Если говорить о сетевых предприятиях, то здесь залогом успеха является централизованная политика управления, последовательно и четко проводимая во всех филиалах. Чем крупней структура, тем сложней ею управлять, и тем выше стоимость неправильного решения или неэффективного и непрозрачного бизнес-процесса. Поэтому система управления ресторанной сетью должна автоматизировать работу всей компании, включая центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны. Эффективно управляя внутрисетевыми товарно-производственными потоками, можно поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, достаточном для обеспечения бесперебойных продаж, минимизируя затраты на закупку и хранение продуктов и не допуская их порчи. Очень важна возможность устанавливать ценовую политику в рамках сети ресторанов, реализовывать программы лояльности, проводить маркетинговые акции и анализировать их результаты, а также централизованно управлять персоналом и создавать схемы мотивации персонала.

Например, для заведений, работающих по схеме fast-food, нет необходимости приобретать принтеры сервис-печати (распечатка задания повару на приготовление блюд по заказу) — все блюда уже готовы. Для схемы обслуживания посетителей table-service (с официантом), напротив, требуется обязательное наличие таких принтеров. Готовых блюд нет, их необходимо готовить в соответствии с заказами от посетителей.

Концепция автоматизируемого заведения и его размер также играют важную роль в процессе автоматизации. Для небольших баров и кафе нет необходимости в использовании большого количества официантских станций, соответственно с точки зрения функциональных возможностей подходит практически любая система. В этом случае нет необходимости требовать от внедряемого решения «умных» дисконтных схем и «хитрых» CRM-модулей для управления лояльностью посетителей (дисконтные карты, накопительные скидки, рассылка SMS-сообщений и т. п.). 

Крупные рестораны и развлекательные комплексы с несколькими залами требуют большего количества официантских станций. В этом случае система автоматизации должна поддерживать сложную структуру производственных подразделений предприятия (залы, кухни, цеха и т. д.), обеспечивать персоналу единую базу заказов по всему предприятию в целом. В таких случаях обычных видов скидок бывает уже недостаточно. В программном обеспечении должны быть предусмотрены расширенные виды дисконтных схем (типа «третья кружка пива — бесплатно»), возможность работы с рекламными акциями («сегодня в дневное время на коктейль «Мохито» установлена специальная цена»), клубные схемы обслуживания посетителей («карта на входе») и т. д.

Отдельно хочется выделить сетевые ресторанные проекты и холдинги, которые все активнее развиваются в России и являются наиболее прибыльными и устойчивыми на рынке. Традиционно к сетевым форматам принадлежат заведения быстрого питания, разнообразные кофейни, рестораны free flow, бары. В последние годы стали развиваться и более дорогие концептуальные сетевые проекты — «тиражируемые» рестораны среднеценовой категории.

Преимущества работы в сетевом формате очевидны. В отличие от «одиночек» ресторанные сети могут существенно минимизировать затраты за счет корпоративных цен поставки, скидок и длительных партнерских отношений с поставщиками. Выделение центрального управленческого офиса снижает издержки на содержание административного аппарата и бухгалтерии. Единые стандарты организации большинства технологических процессов, включая требования к качеству кухни и обслуживания, способствуют повышению лояльности клиентов. Как следствие, сетевой бизнес отличает большая доходность и конкурентоспособность на рынке. Однако сетевые амбиции требуют от ресторатора соответствующих подходов к организации работ всех подразделений предприятия.

В отличие от одиночных заведений обычными условиями работы ресторанных сетей являются:
• расширенные объемы закупок и продаж; 
• территориальная удаленность ресторанов от управляющего центра; 
• единые корпоративные стандарты производственных процессов и уровня сервиса. 

Указанная специфика — дополнительная причина для разработки схемы управления сетевыми структурами, кардинально отличающаяся от принципов управления отдельным рестораном. В качестве примера можно привести следующие сетевые бизнес-процессы, которые нуждаются в автоматизации:
• обеспечение контроля деятельности ресторанов на расстоянии; 
• централизованная работа с поставщиками; 
• контроль закупочных цен на местах; 
• централизованное управление меню и ценообразованием в целях обеспечения единого уровня сервиса для посетителей; 
• сокращение количества персонала за счет централизации управления; 
• анализ эффективности меню; 
• открытие новых ресторанов по отлаженной схеме в короткие сроки. 

На сегодняшний день практически все известные системы имеют набор функций, позволяющий автоматизировать и небольшие кофейни, и крупные развлекательные центры.

Источник:  «Журнал «АТОЛ дайджест», №1 (январь-март 2010 года)